ERP-системы: нужны или нет?

30.10.2006

В материале, начало которого публикуется в этом номере, я предлагаю пройти со мной путь изучения существующих ERP-систем в транспортной отрасли, изучения их выбора и внедрения на примерах, изложенных простым языком, и на каждодневных ситуациях реальной транспортно-экспедиционной компании. Что это за система ERP, зачем она нужна, как ее внедрять и сколько это займет времени? Итак, обо всем по порядку.

ПРОЙДЕМСЯ ПО ТЕРМИНАМ

ERP (Enterprise Resourse Planning) – управление ресурсами предприятия. Это программное решение, охватывающее и автоматизирующее все или часть бизнес-процессов предприятия. Бизнес-процесс – это последовательность действий сотрудников и оборудования предприятия. Действия направлены на оказание и реализацию основных услуг или на производство второстепенных услуг, поддерживающих жизнедеятельность предприятия. Второстепенные бизнес-процессы могут быть не связаны напрямую с производством, например, рекламная деятельность, управление финансами, взаимоотношения со СМИ. Итак, мы определили понятия, теперь кратко выделим «подводные камни», которые нужно учитывать при выборе ERP для своей компании.

ЭТО МОДНО

Несколько лет назад было круто иметь автомобиль с ABS, сейчас круто иметь компанию с ERP. Именно круто. Я не ошибся. Порой руководители забывают о ее назначении, ставя перед своими службами задачи по проведению тендера, внедрению, обучению и использованию ERP-систем. Компания Aberdeen Group (специализируется на практических исследованиях и оптимизации бизнесов) при поддержке группы западных ERP-провайдеров провела исследование «The ERP in Manufacturing Benchmark». Было опрошено более 1000 западных производственных предприятий, использующих системы и семейства программ для управления предприятием. В ходе исследования выявилось, что большинство компаний не использует значительной доли возможностей своих ERP-систем. По результатам исследования, две трети компаний-респондентов при выборе ERP-систем основывались на богатстве их функциональности. Однако затем они использовали, в среднем, лишь 27,6% реализованных в системах функций.

ВАЖНО: ERP НУЖНА НЕ ВЕЗДЕ И НЕ ВСЕГДА

Одним из важных моментов после того, как в вашем плане развития появилась аббревиатура ERP, определить, что именно вы хотите автоматизировать, какая цель у этой автоматизации. Эффективным будет посмотреть критически на жизнедеятельность компании и выделить те области, в которых нарушены информационные потоки или где информация теряется и не используется эффективно. Список областей выделен. Отлично. Можно ли, не используя ERP систему, настроить потоки так, чтобы добиться желаемого результата? Может ли существующий программный ресурс быть доработан до того уровня, который необходим? Очень важно задавать и задавать себе такие вопросы, пока под социальными стереотипами и установками не будет найдена истина. Пока не будет вскрыт основной мотив.

ПУТЬ ТЕРНИСТ. БУДЬ ГОТОВ

Именно так, как показано на схеме, выглядит путь с момента принятия решения о внедрении ERP и до момента ее использования, не говоря уже о возврате инвестиций. Разобьем этот путь на этапы и кратко поясним каждый из них. Первый: получение информации. В наши дни информация стала доступнее, но тем не менее ее необходимо найти, самую качественную и достоверную. Стоит относиться критически к любой истине, которая предлагается. Лучше руководствоваться специализированными изданиями. Есть еще один путь – обратиться к консультанту. Но я для себя определил так:

• Я являюсь тем, кто знает о своей компании и о рынке столько, сколько никто другой. Передать эту информацию, чутье, интуицию невозможно.
• Количество внедренных и реально работающих систем в РФ невелико. Как следствие, количество людей, сопровождавших эти проекты, еще меньше. К тому же ERP как продукт еще не стал массовым. Учитывая это, количество грамотных консультантов очень мало.
• Цена ошибки и риск слишком велики, чтобы довериться стороннему консультанту. Ведь от внедрения той или иной системы будет зависеть эффективность всего бизнеса, возврат инвестиций, внедрение, использование, даже в целом жизнь системы.

Второй этап выбора – самый важный и ответственный момент. Необходимо, чтобы никто и ничто не влияло на выбранную стратегию. Важно оценить имеющиеся варианты систем с нескольких позиций:

• опыт разработчика в отрасли;
• общий опыт разработчика, репутация, заслуги;
• как будет осуществляться поддержка и кем. Если поддержка осуществляется разработчиком, вы должны понимать, что это наркотик, и с него сойти будет очень тяжело, а может быть, и смертельно;
• удобно ли пользоваться системой. Директор может быть вдохновлен тем, что у системы столько функций, она недорога, но не забывайте, что всю информацию, которую директор видит на экране монитора, «забивали» сотрудники, и от того, насколько им удобно это делать, зависит качество и своевременность информации. Если в вашей компании есть HR-служба, подключите ее для оценки каждого типа рабочего места. Сюда входят также скрытые логические связи. Наверняка вы замечали за собой чувство дискомфорта от использования двух и более программ одинакового назначения, со сравнимым функционалом, но одной пользоваться удобно, а в другой вроде все то же самое, но как-то все не так;
• масштабируемость. Важный критерий, так как ERP внедряют в основном в компаниях, имеющих удаленные офисы (филиалы, представительства, производство). Подумайте, насколько удобно и выгодно дальнейшее расширение системы;
• возможность дополнительной настройки. Каждая компания уникальна, уникален ее продукт или услуга, уникальна структура и путь развития. Поэтому коробочные продукты должны быть очень гибкими, в любой момент времени вы должны иметь возможность своими силами или силами службы поддержки поменять потоки и бизнес-процессы. Не компания подстраивается под систему, а система гармонично оптимизирует информационные потоки компании, становясь ее частью.

Третий этап начинается после того, как выбрали систему: внедрение системы и обучение персонала. Эти процессы идут всегда параллельно, и отделить их друг от друга невозможно. Нужно всегда учитывать человеческий фактор и такой момент как «сопротивление новому». Надо быть готовым к тому, что сотрудники будут сопротивляться внедрению, бойкотировать, намеренно тормозить процесс внедрения. Радует то, что это временное явление, оно возникает всегда при внедрении аналогичных систем, и сопротивление постепенно сходит на нет.

Одним из эффективных способов снижения сопротивления является тщательная предварительная популяризация системы, и не словами «Управление ресурсами будет проходить более эффективно» или «Система позволяет в режиме он-лайн отслеживать эффективность компании», просто вычеркивайте нещадно эти слова. Все что нужно – это показать, почему каждому конкретному сотруднику будет лучше и в чем будет его личная выгода. Лучше проводить коллективные беседы в маленьких отделах, чем одну, но для всех.

Обязательно нужно создать рабочую группу, в которую будут входить сотрудники разных служб и подразделений. Главное – иметь поддержку. Именно единомышленники будут вашими ушами и руками, когда сотрудники живут своей жизнью на рабочих местах. Они будут гасить сопротивление. Чем больше будет у вас сподвижников, тем лучше. Я хочу, чтобы вы понимали: данные меры направлены на повышение эффективности от внедрения и использования системы. Можно, конечно, волевым решением послать всех на курсы по обучению системе в нерабочее время. Сотрудники под страхом увольнения пойдут, но после того, как система уже будет работать, начнется самое худшее: систему перекосит так, что долгое время придется ее перенастраивать и переобучать сотрудников заново. Ставьте также реальные сроки и будьте готовы к тому, что внедрение системы займет не один и не два месяца.

Учитывайте все три этапа, они являются важными слагаемыми при реализации всего проекта. Не делайте ставку на быстрое решение, ERP этого не принимает. Думайте о людях, именно они делают так, чтобы на мониторе руководитель увидел, сколько было оказано услуг за последние три дня, какую прибыль принесли эти продажи, сколько было затрачено трудовых ресурсов, в какое время сотрудник службы персонала ушел с работы и многое другое.

ОПТИМИСТИЧНО?

Цель этой статьи – погрузить вас в область изучения и внедрения ERP решений. В следующих материалах те из вас, кто намерен подробнее изучить этот вопрос, найдут описание рабочего дня одной компании, смогут увидеть, как реализуется ERP и как этого достичь.

Евгений Богданов,
директор ООО Экспедиционная компания "КОД 3000"

Вернуться к списку
Архив по годам: 2006; 2007;